
Global Workforce Management
Comprender a los Empleados Estatutarios: Una Guía Completa.

Lucas Botzen
Founder
Guías De Empleo Global
Publicado en:
April 18, 2024
Escrito por:
Lucas Botzen
¡Descubre las complejidades de gestionar la nómina de tu negocio! Ya sea que estés debatiendo entre el procesamiento interno o la externalización, esta guía profundiza en los pros y los contras de cada opción para ayudarte a tomar una decisión informada. Aprende sobre los posibles impactos en el cumplimiento de tu negocio, la moral de los empleados y las finanzas generales. Perfecto para cualquier propietario de negocio que busque optimizar sus operaciones de nómina y centrarse en el crecimiento estratégico. Sumérgete en el post completo para explorar cómo el enfoque correcto de nómina puede transformar tu negocio.
Tabla de contenidos
Procesar la nómina es una de esas tareas. Aunque se considera una tarea relativamente sencilla y simple, la nómina puede ser una gran carga para su negocio, especialmente cuando no se cuenta con una estrategia efectiva para manejarla. Sus empleados también esperan que se les proporcionen sus salarios, beneficios y otras formas de apoyo de manera puntual y fluida. Estas razones son principalmente por las que hay una gran cantidad de obstáculos logísticos y papeleo que acompañan al procesamiento de la nómina. Una pregunta que un propietario de negocio se hace al inicio del negocio es si debe o no externalizar la nómina o tenerla internamente. Externalizar la nómina quita una gran carga de sus hombros, pero también aumenta sus gastos. Entonces, ¿qué necesita considerar antes de decidir externalizar la nómina?
Antes de trazar la línea entre la nómina interna y la nómina externalizada, y analizar qué opción funciona mejor para usted, primero necesitamos entender en detalle qué es la nómina. La nómina es simplemente una lista de empleados a quienes una empresa debe salarios, sueldos o bonificaciones. La nómina puede hacerse semanalmente, quincenalmente o mensualmente, dependiendo de lo que la empresa considere más efectivo para sus operaciones. Los salarios adeudados a menudo son calculados por el departamento de nómina de la empresa. Es importante que un pequeño empresario entienda la nómina porque la nómina está sujeta a regulaciones federales, estatales y locales. Cumplir con las leyes de nómina es innegociable para cualquier empresa. Además, la nómina y los impuestos sobre la nómina también pueden impactar significativamente el ingreso neto de una empresa. Una empresa puede perder una gran cantidad de dinero cuando la nómina se hace de manera imprudente. Finalmente, los empleados también esperan que sus empleadores les paguen la cantidad correcta en el momento adecuado. Los errores en las deducciones o retenciones, así como los problemas con la puntualidad, pueden tener un impacto sustancial en la moral de los empleados. Simplemente hay mucho en juego en las operaciones de nómina. Por lo tanto, las empresas deben proceder con cautela al decidir qué sistema de nómina utilizar.
Externalizar la nómina es esencialmente contratar a personas fuera de su organización para realizar sus responsabilidades de nómina. Cuando externaliza la nómina, está pagando a expertos profesionalmente capacitados para manejar el proceso de nómina de su empresa de principio a fin. Idealmente, el departamento de nómina contratado se hará cargo de todas las tareas administrativas y de cumplimiento asociadas con el pago de los empleados. Sin embargo, las tareas y responsabilidades completas del departamento deben estar indicadas en el contrato de servicio. Esto también puede incluir la presentación de impuestos y pagos de nómina en su nombre.
A diferencia de la nómina externalizada, la nómina interna no busca la ayuda de organizaciones externas a la empresa. El departamento que maneja el procesamiento de nómina para la organización es interno. En otras palabras, el personal que tiene la responsabilidad de realizar las operaciones de nómina se categoriza como empleados. Los empleados de nómina interna a menudo pertenecen al departamento de recursos humanos o al departamento de finanzas de la empresa.
Antes de profundizar en los pros y contras de la externalización de la nómina, primero es importante entender que cualquiera o todas estas razones listadas no necesariamente se aplican a absolutamente todas las pequeñas empresas. Rivermate aún recomienda que se realice un análisis cuidadoso del sistema de nómina perfecto para su empresa.
Como se mencionó anteriormente, a los empleadores se les asigna la tarea de garantizar que la nómina se proporcione de manera adecuada y puntual, es decir, a tiempo. Para la mayoría de los empleados estadounidenses, esto es imperativo no solo para la moral de los empleados, sino también para sus facturas. En una encuesta realizada por la Asociación Americana de Nómina, el 69 por ciento de los empleados en los Estados Unidos dicen que si sus cheques de pago se retrasan solo una semana, ellos lo harían. no poder pagar sus facturas. Si este problema persiste, no entregar los salarios a tiempo puede tener una mala influencia en las relaciones con los empleados y puede llevar a la deserción. La externalización de la nómina puede ayudarte a mantener la precisión y automatizar operaciones esenciales para producir cheques de pago a tiempo, siempre.
Una de las mayores ventajas de externalizar la nómina es que reduce el tiempo dedicado al cumplimiento y la gestión de riesgos. Tu regulador del servicio de ingresos nacional impone millones de dólares en multas por impuestos laborales cada año, y es importante que se cumpla con todas las leyes y regulaciones de cumplimiento en la nómina. Cuando decides externalizar la nómina, es fundamental contratar a un proveedor que trabaje como tu socio de cumplimiento de impuestos sobre la nómina mientras también se compromete a mitigar el riesgo de incurrir en multas fiscales. Una empresa profesional de nómina y recursos humanos puede manejar la presentación y los pagos de impuestos. Una corporación que realiza este tipo de cumplimiento también estará al tanto de los cambios en las regulaciones fiscales.
Los departamentos de recursos humanos y nómina dedican alrededor de 36 horas por semana a operaciones relacionadas con el cumplimiento, como seguir propuestas regulatorias y desarrollar y comunicar nuevas reglas. Además, el 26 por ciento de las pequeñas empresas pasan de tres a cinco horas por mes procesando la nómina manualmente. La mayoría, si no todos, los proveedores de servicios de nómina de terceros, ofrecen una base de datos centralizada para la información de nómina y asistencia. Esto no solo automatiza y agiliza los procesos de nómina, sino que también mitiga las limitaciones de tiempo y permite que tu supuesto departamento de nómina trabaje en estrategias y otras preocupaciones internas. La externalización de la nómina te ayuda a recuperar tiempo crítico en tu jornada laboral. Serás más productivo y tendrás más tiempo para dedicar a actividades más significativas para tu empresa. Esa gran lista de tareas pendientes no parecerá tan abrumadora.
Al igual que los beneficios mencionados anteriormente, las desventajas pueden o no aplicarse a tu pequeña empresa. Aún es importante consultar con tu equipo de gestión.
El enfoque estándar para la mayoría de los proveedores de nómina de terceros es cobrar por cheque, o en otras palabras, por empleado. Para las empresas más grandes con miles de empleados, esto puede parecer una opción costosa. Las pequeñas empresas, sin embargo, generalmente tienen menos de 100 empleados. Esto significa que es más probable que vean mejores ahorros de costos simplemente externalizando la nómina. Sin embargo, la idea de pagar y contratar a una organización externa para realizar tareas que tu empresa podría haber hecho gratis sigue en pie. Aún incurres en una cantidad significativa de gastos al externalizar la nómina. Los proveedores de nómina a menudo cobran una tarifa por cheque, que varía entre $1 y $5 por cada cheque manejado.
Para manejar la nómina, tanto los equipos internos como los proveedores de nómina externalizados requieren acceso a información sensible como datos de cuentas bancarias de los empleados, horarios, y así sucesivamente. Enviar estos datos a un proveedor externo puede aumentar tus posibilidades de una violación de seguridad. Si decides utilizar un servicio de nómina externalizado, asegúrate de investigar sus estándares de seguridad y solo comprométete con proveedores confiables.
Si un proveedor no paga los impuestos de la organización a tiempo y adecuadamente, la organización sigue siendo responsable de esos impuestos. Si no los pagas, tu organización puede enfrentar multas o sanciones de cumplimiento. Afortunadamente, muchas empresas de gestión laboral proporcionan procesamiento de nómina junto con cumplimiento de impuestos. Como agente de reporte, el proveedor calculará, presentará y pagará tus impuestos en tu nombre.
Por mucho que Rivermate quiera dar una respuesta definitiva, realmente depende de tu empresa. Es más inteligente si primero realizas un examen exhaustivo de los riesgos y beneficios de externalizar la nómina antes de decidir un veredicto. Es fundamental evaluar los peligros y recompensas, así como cómo pueden afectar los procedimientos de tu organización. Algunos profesionales de recursos humanos, por. ejemplo, puede ser reacio a otorgar acceso a terceros a datos corporativos propietarios para el procesamiento de nóminas y la presentación de impuestos. Como resultado, es fundamental realizar la debida diligencia e investigar los tipos de métodos de seguridad utilizados por un servicio de subcontratación de nóminas. Sin embargo, muchos proveedores de subcontratación de nóminas y recursos humanos entienden lo crítica que es la seguridad de los datos para las empresas. Utilizan protocolos de seguridad estándar de la industria y se someten a pruebas y certificaciones rigurosas, como las auditorías SOC 1 Tipo 2, regularmente para garantizar que los datos de los clientes siempre estén protegidos. Muchas empresas de subcontratación de nóminas y recursos humanos, por otro lado, aprecian la importancia de la seguridad de los datos para las organizaciones. Utilizan métodos de seguridad estándar de la industria y pasan por pruebas y certificaciones rigurosas, como las auditorías SOC 1 Tipo 2, de manera regular para asegurar que los datos de los consumidores siempre estén seguros. Comprender la experiencia y el conocimiento que un proveedor de nóminas y recursos humanos ofrece a la colaboración es otro ejemplo. Muchas empresas de subcontratación de gestión de nóminas requieren que sus trabajadores de soporte estén certificados por la American Payroll Association (APA). Esta certificación evalúa y certifica el conocimiento de nóminas de una persona. Algunas empresas de servicios de nóminas también tienen un departamento especializado en cumplimiento fiscal en su personal. Estos profesionales de impuestos sobre la nómina gestionan todos los pagos y presentaciones de impuestos sobre la nómina de su empresa. Ayudan con los impuestos federales, estatales y locales para garantizar que su empresa se mantenga en cumplimiento. Rivermate recomienda que primero responda estas cinco preguntas antes de tomar una decisión sobre el sistema de nómina que empleará: 1. Si hacemos el procesamiento de nóminas manualmente, ¿nos quita tiempo que podríamos haber invertido en iniciativas estratégicas? 2. ¿Es efectivo nuestro sistema de nómina? 3. ¿Estamos entregando los cheques de pago a nuestros empleados a tiempo? 4. ¿Estamos teniendo problemas con el cumplimiento de la nómina? 5. ¿Los riesgos de contratar a un proveedor de nóminas externo superan sus beneficios?
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Lucas Botzen
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